У накладній може бути одне, а в коробках при прийманні – зовсім інше. Недостача, надлишок, пересорт, зайва позиція або банальна помилка під час приймання легко перетворюються на криві залишки, неправильну собівартість і зайві розмови в стилі «а де воно поділося». Саме тому проводити накладну без звірки – ризикована ідея.

У SaaS-модулі ARM20 для цього є окремий сценарій: перевірка накладної перед проведенням. Це окреме вікно, де можна звірити вже внесену накладну з фактично отриманим товаром, внести реальні кількості, побачити розбіжності й лише після цього застосувати результат до документа.

Доступ до SaaS-модуля: https://stat5.arm20.com/

Що таке перевірка накладної в SaaS

Перевірка накладної – це не просто ще одна таблиця. Це окремий режим для звірки фактично отриманого товару до проведення документа. Ви відкриваєте накладну, переходите в перевірку, скануєте товар або вносите факт вручну, а система одразу показує, де повний збіг, де недостача, де надлишок і що взагалі не входило до накладної.

Такий сценарій особливо корисний у момент приймання, коли треба не просто «занести прихід», а переконатися, що в документі й у реальному товарі цифри справді збігаються. Перевірка не проводить накладну автоматично. Вона готує документ до правильного проведення.

Яку проблему вирішує цей режим

У житті розбіжності в прихідних документах трапляються постійно. Постачальник міг недовкласти частину товару, привезти зайве, помилитися в кількості, замінити позицію або відвантажити не ту упаковку. Якщо провести накладну без перевірки, ці помилки потім роз’їдуться по залишках, собівартості, цінниках і звітах.

• накладна каже, що товар є, а фактично його менше;
• приїхало більше, ніж зазначено в документі;
• є товар, якого взагалі не було в накладній;
• одну й ту саму позицію порахували неправильно під час приймання;
• у документ потрапили цифри, які потрібно поправити перед проведенням.

Перевірка накладної якраз і потрібна для того, щоб зловити ці розбіжності до того, як вони стануть проблемою в обліку.

Як працює перевірка накладної

Користувач відкриває накладну, запускає перевірку та далі працює або через сканування штрих-коду, або через введення коду товару, або вручну через рядки таблиці.

• Відкрийте потрібну накладну та перейдіть у режим перевірки.
• Скануйте штрих-коди або вводьте код товару в полі швидкого пошуку.
• За потреби натискайте на рядок і вносіть фактичну кількість вручну.
• Дивіться на розбіжності по кожній позиції та на загальні підсумки.
• Після звірки застосуйте фактичні кількості до накладної.
• Лише після цього проводьте документ.

Тобто це окремий етап між «накладну внесли» і «накладну провели». Саме в ньому зручно прибрати помилки, поки вони ще не стали частиною обліку.

Що бачить користувач під час перевірки

На сторінці перевірки є таблиця з позиціями накладної та ключовими полями: код, найменування, собівартість, націнка, ціна, кількість у накладній, фактична перевірка і різниця. Поруч користувач одразу бачить короткі підсумки, щоб не вираховувати все очима по рядках.

• скільки позицій у накладній загалом;
• скільки позицій без розбіжностей;
• скільки позицій із недостачею;
• скільки позицій із надлишком або поза накладною;
• підсумки по кількості;
• підсумки по сумі за собівартістю;
• підсумки по сумі за ціною.

Такий формат зручний тим, що користувач бачить не лише окремі помилки, а й загальну картину: наскільки сильно фактичне приймання відрізняється від документа.

Як система показує розбіжності

Під час перевірки важливо не просто бачити цифру різниці, а швидко розуміти її сенс. Тому рядки мають зрозумілу логіку підсвічення.

• червоний – недостача;
• зелений – повний збіг;
• помаранчевий – надлишок;
• синій – товар, якого не було в накладній.

Це дрібниця тільки на словах. На практиці саме така візуальна логіка дозволяє приймальнику або товаровіду швидко пройтися по проблемних позиціях і не губитися в цифрах.

Сліпа перевірка: коли вона справді корисна

У режимі «Сліпа перевірка» значення за накладною приховуються. Це потрібно не для краси, а для чесного перерахунку товару без підглядання в документ.

Такий режим особливо корисний, коли приймання робить співробітник, який має порахувати фактичну кількість самостійно. Він не підлаштовується під цифру в накладній, а вносить реальний факт. Після цього розбіжність видно одразу.

Сканування, ручне введення і коригування кількості

У перевірці не потрібно все робити одним способом. Якщо зручно – скануйте товар. Якщо простіше – вводьте код вручну. Якщо треба виправити конкретну позицію – відкривайте рядок і ставте точне значення або додавайте кількість до вже перевіреної.

Для штучного товару система окремо підказує, що доступна лише ціла кількість. Тобто перевірка не просто приймає будь-яке число, а допомагає не наробити зайвих помилок під час введення.

Окремо показується й остання дія, щоб користувач бачив, що саме щойно змінилося в перевірці. Це зручно, коли приймання йде швидко, а позицій багато.

Що можна зробити після звірки

Після перевірки користувач має два важливі сценарії. Перший – подивитися інформацію про перевірку: коли її почали, коли оновлювали, хто працював із документом, скільки є розбіжностей і скільки позицій виявилися поза накладною.

Другий – натиснути «Застосувати фактичні кількості». У цьому випадку перевірений факт переноситься назад у накладну, щоб документ можна було привести до реального стану поставки.

Важливий момент: сама перевірка не проводить накладну. Вона лише готує її до проведення. Це правильно, бо спочатку треба звірити факт, а вже потім затверджувати документ в обліку.

Кому це особливо корисно

• Комірникам і приймальникам – щоб швидко звіряти факт без паперових позначок і ручних перерахунків у сторонніх таблицях.
• Товарознавцям і адміністраторам магазину – щоб не проводити документи з помилковими кількостями.
• Власникам і керівникам – щоб мати більш чесні залишки та менше розслідувань після приходу.
• Бухгалтерам – щоб у документі до проведення вже були фактичні, а не «приблизні» дані.

Висновок

Перевірка накладної в SaaS ARM20 – це практичний інструмент для нормального приймання товару перед проведенням документа. Вона дозволяє сканувати позиції, вносити факт вручну, бачити розбіжності по кольорах, використовувати сліпу перевірку, контролювати підсумки та переносити фактичні кількості назад у накладну.

У підсумку ви отримуєте менше помилок у залишках, менше ручних виправлень після проведення і значно менше ситуацій, коли облік «нібито правильний», а товар насправді живе своїм окремим життям.

Спробувати в SaaS

Перевірка накладної доступна в SaaS-модулі ARM20 для роботи з документами до проведення. Відкрити модуль можна за посиланням: https://stat5.arm20.com/