Автозамовлення товарів: як швидко розрахувати потребу і створити чернетки накладних

Автозамовлення товарів допомагає швидко підготувати закупівлю без ручних підрахунків по кожній позиції. Сторінка аналізує продажі, залишки, товари в дорозі та налаштування запасу, після чого показує рекомендовану кількість до замовлення і дозволяє одразу створити одну або кілька чернеток прибуткових накладних. Функція доступна за посиланням: https://stat5.arm20.com/

Якщо ви не пам’ятаєте доступів до модуля — відкрийте склад, допомога, інформація про ліцензії.

Це особливо корисно тоді, коли потрібно не просто побачити нестачу, а відразу перейти до оформлення закупівлі. Користувач отримує готовий список позицій, перевіряє результат, за потреби коригує кількість або закупівельну ціну, прибирає зайве і формує документи буквально з цієї ж сторінки.

Для чого потрібне автозамовлення

Головна цінність функції в тому, що вона прибирає рутину з підготовки закупівлі. Замість того щоб окремо дивитися продажі, залишки на складі, очікувані надходження і вручну вирішувати, скільки замовляти, система робить це автоматично.

показує, яких товарів і в якій кількості бракує;
враховує реальний попит за вибраний період;
допомагає не замовити зайве, якщо частина товару вже в дорозі;
дозволяє відразу розподілити товари за постачальниками;
створює чернетку однієї накладної або кількох накладних без повторного введення позицій.

У підсумку користувач не просто бачить аналітику, а отримує практичний результат: готову основу для закупівлі, яку можна швидко перевірити і провести далі у звичному порядку. Зверніть увагу — создані непроведені накладні можна редагувати та проводити в складі Windows. Одночасне використання SaaS (WEB) та Windows модулів програми не тільки не забороняється, а рекомендується.

Як система рахує рекомендовану кількість

Після запуску розрахунку система аналізує попит за вибраний період і визначає, скільки товару потрібно замовити, щоб перекрити продажі на час очікування постачання і на наступний період роботи. Для цього враховуються одразу кілька факторів.

Попит за минулий період. Система дивиться, як товар продавався раніше, і на основі цього оцінює потребу.
Час постачання. Якщо товар їде не один день, замовлення має перекрити період очікування.
Запас покриття після поставки. Це додатковий обсяг, щоб товар не закінчився одразу після приходу.
Страховий запас. Він потрібен на випадок стрибка попиту або затримки постачання.
Поточний залишок. Те, що вже є на складі, віднімається від потреби.
Товар у дорозі. За потреби система враховує ще не проведені накладні як майбутнє поповнення запасу.

Залежно від обраного режиму розрахунок може будуватися за прогнозом попиту, до потрібного цільового залишку, за критичним залишком або комбіновано. Комбінований варіант особливо зручний, коли потрібно одночасно врахувати і прогноз продажів, і безпечний рівень запасу.

Які налаштування впливають на результат

На сторінці є окремий блок параметрів і фільтрів. Саме він визначає, які товари потраплять у розрахунок, як буде визначено постачальника, яку ціну підставить система і скільки документів буде створено в результаті.

Як створювати документи

Користувач може обрати один із трьох підходів: дозволити системі самій вирішити, скільки документів створювати; сформувати одну накладну; або створити окрему накладну на кожного постачальника. Це важливо, бо від способу створення документів залежить, як буде розбитий підсумковий список товарів.

Автоматичний варіант зручний тим, що система сама підлаштовується під вибірку. Якщо у вибраних товарах один постачальник, буде одна накладна. Якщо постачальників кілька, документи будуть розділені між ними.

Звідки брати постачальника

Постачальника можна визначати за останньою проведеною накладною або за даними з картки товару. Перший варіант корисний, коли важливо орієнтуватися на реальну історію закупівель. Другий підходить тоді, коли в картці вже вказано рекомендованого постачальника і саме він має бути основним джерелом.

Є важливий нюанс: якщо система шукає постачальника за історією закупівель, але для товару такої історії немає, вона може взяти постачальника з картки товару. Це зменшує кількість позицій без прив’язки і спрощує створення документів.

Звідки брати закупівельну ціну

Закупівельну ціну можна підставляти з останньої накладної постачальника або з довідника товарів. Завдяки цьому користувач одразу бачить попередню суму закупівлі по кожному рядку і загалом по вибірці.

За якою логікою рахувати потребу

Сторінка підтримує кілька сценаріїв розрахунку. Можна орієнтуватися на прогноз попиту, дотягувати запас до бажаного рівня, реагувати на критичний мінімум або поєднати ці підходи. Це дає змогу використовувати один і той самий інструмент і для щоденного поповнення, і для контролю ризику дефіциту.

За який період аналізувати попит

Користувач задає глибину аналізу попиту, а також окремо час постачання, запас покриття після поставки і страховий запас. Разом ці параметри формують більш життєвий розрахунок, а не суху цифру без урахування реальної роботи складу.

Які рухи враховувати у попиті

Під час розрахунку можна визначити, на яких даних будувати попит: лише на роздрібних продажах і поверненнях або ширше, з урахуванням інших витратних рухів. Це зручно для компаній, де товар списується або видається не тільки через роздріб.

Чи враховувати товар у дорозі

Якщо ця опція увімкнена, ще не проведені накладні будуть сприйматися як майбутнє поповнення. У результаті рекомендація до замовлення стане точнішою, а ризик дублювання закупівлі зменшиться.

Показувати лише те, що справді треба замовляти

За бажанням можна залишити у списку тільки ті позиції, для яких рекомендована кількість більша за нуль. Це робить результат компактнішим і допомагає працювати лише з реальною потребою.

Фільтри для точного відбору

Перед розрахунком користувач може обмежити вибірку за групою товарів, частиною коду, назвою, ціною, собівартістю, кількістю, одиницею виміру, рекомендованим постачальником та іншими ознаками. Це дозволяє рахувати автозамовлення не лише по всьому каталогу, а й по конкретній категорії або вузькому набору позицій.

Що користувач бачить після розрахунку

Після запуску розрахунку сторінка показує не один сухий список, а повну картину по майбутній закупівлі. У верхній частині видно ключові параметри: як саме будуть створюватися документи, за яким принципом визначено постачальника, який режим розрахунку застосовано і звідки взято ціну. Окремо виводиться період, за який був проаналізований попит.

Далі користувач бачить зведення по постачальниках: скільки рядків потрапило у вибірку, скільки з них обрано до замовлення, яку загальну кількість і суму формує кожен постачальник. Це зручно для швидкої перевірки перед створенням документів.

Основна таблиця дає весь потрібний контекст по кожній позиції: рекомендовану кількість, закупівельну ціну, поточний залишок, товар у дорозі, доступний обсяг, попит, середній прогноз на день, цільовий і критичний запас, суму по рядку та коротке пояснення, чому система радить саме такий обсяг замовлення.

Що можна зробити перед створенням накладної

Автозамовлення не змушує погоджуватися з розрахунком без перевірки. Перед створенням документів користувач може вручну змінити рекомендовану кількість для будь-якої позиції, відкоригувати закупівельну ціну або зовсім виключити окремі товари зі списку.

Після таких змін підсумки перераховуються одразу. Оновлюється кількість вибраних позицій, загальна кількість до замовлення, орієнтовна сума закупівлі та навіть число майбутніх накладних. Це дуже практично: видно результат ще до натискання кнопки створення документа.

Для масової роботи є окремі дії: можна швидко позначити всі позиції з ненульовою рекомендацією або, навпаки, зняти позначки з усіх товарів і зібрати закупівлю вибірково.

Як створюються документи

Після перевірки результату система створює чернетку однієї прибуткової накладної або кількох накладних, залежно від вибраного режиму і складу вибірки. Якщо обрано автоматичне створення, сторінка сама визначає найзручніший варіант. Якщо у вибраних товарах один постачальник, буде сформовано один документ. Якщо постачальників кілька, кожен отримає свою чернетку.

Після створення користувач може відкрити документ, перевірити його і за потреби допрацювати вручну. Тобто автозамовлення не замінює контроль, а просто знімає найоб’ємнішу частину підготовчої роботи.

Важливий нюанс, про який варто знати

Якщо вибрати режим створення однієї накладної, але у списку виявляться товари від кількох постачальників, система не дасть непомітно змішати їх в один документ. У такій ситуації вона попросить або уточнити постачальника у фільтрі, або змінити режим створення документів.

Це корисне обмеження, яке захищає від помилки на етапі оформлення закупівлі. Особливо тоді, коли вибірка велика і постачальники визначалися автоматично.

Кому ця функція дає найбільшу користь

Автозамовлення особливо корисне для магазинів і складів з широким асортиментом, де вручну контролювати закупівлю по кожному товару вже незручно. Воно також добре працює там, де є кілька постачальників, різна швидкість постачання і потреба постійно тримати запас без надлишків.

Функція підходить і для регулярного поповнення ходових позицій, і для точкового аналізу окремої категорії товарів. А головне, вона поєднує аналітику і дію в одному місці: спочатку допомагає зрозуміти потребу, а потім одразу переводить її в готові документи.

Підсумок

Сторінка автозамовлення товарів створена для того, щоб підготовка закупівлі займала менше часу і давала більше контролю. Вона відбирає товари за потрібними умовами, визначає постачальника, рахує рекомендоване замовлення, показує підсумки по рядках і постачальниках, дозволяє вручну скоригувати результат і створює чернетки накладних без зайвих кроків.

Для користувача це означає просту річ: менше ручної роботи, менше шансів помилитися і значно швидший перехід від аналізу до реального оформлення закупівлі.

Функція доступна за посиланням: https://stat5.arm20.com/